セミナー・研修・講演を企画する方、登壇を頼まれた方へ話してもらう側にも、
話す側にも、決めておく約束を

契約は書面がなくても成立しますが（民法522条2項）、題目・時間・場所またはURL・謝礼・旅費・資料の提出期限などが曖昧なまま進むと、開催の直前や終了後に言い分が食い違います。依頼書を作るか、メールで条件を確認して残しておきます。講師が個人事業者で、主催者が従業員を使う事業者である場合などには、取引条件を書面または電磁的方法で明示することが法律上求められることもあります。

講師が作ったスライドや配布資料は、講師の著作物です。主催者が使えるのは、講師が許諾した範囲、つまり利用の方法と条件の範囲に限られます（著作権法63条）。再配布や他の講師への使用などを予定するなら、依頼書にその範囲を書いておきます。「すべての権利を移転する」と書く場合には、翻案などの権利について特別の記載が必要になります。

講演は言語の著作物にあたり、録音・録画は複製、配信は公衆送信にあたるため、講師の許諾が必要です。さらに、講師の話しぶりは実演として保護されることがあります。ライブ配信だけなのか、見逃し配信、アーカイブの販売、広告用の抜粋までなのかを分けて、期間と追加の報酬も含めて書いておきます。

名簿は、主催者が参加者から取得した個人情報です。取得したときの利用目的の範囲で使うのが原則で、講師や共催者に渡すことが第三者提供にあたるのか、業務委託や共同利用の整理に収まるのかで、必要な手続が変わります（個人情報保護法27条）。営業のメールに使う場合は、別に同意が必要になることがあります。渡す範囲と、終了後の消去や返却を契約に書いておきます。

契約に書いていなければ、事情ごとに民法の債務不履行や危険負担の規定で判断することになり、結論が見通しにくくなります。やむを得ない事情と自己都合を分け、代役や録画での代替、日程変更の優先順位、講師料の扱い、通知の方法と時期を、依頼書に書いておくと、双方の見通しが立ちます。